La Administración está obligada a emitir en formato electrónico

Nueva ley para la Administración

Hace menos de un año entraba en vigor una nueva ley. A través de ella, se regula el Procedimiento Administrativo Común de la Administración Pública.

El día 2 de octubre de 2016, fecha en la que entró en vigor la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LA LEY 15010/2015) (en adelante, LPA).

En su art. 26, bajo el expresivo título de Emisión de Documentos por las Administraciones Públicas, establece lo siguiente:

«1. Se entiende por documentos públicos administrativos los válidamente emitidos por los órganos de las Administraciones Públicas. Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos por escrito, a través de medios electrónicos, a menos que su naturaleza exija otra forma más adecuada de expresión y constancia.»

La Administración y el formato electrónico

Lo que esta ley quiere decir es que , desde la fecha indicada, la Administración está obligada a emitir documentos en formato electrónico. De esta forma los administrados pueden tener la seguridad, a través de las garantías que estos documentos ofrecen, de que no han sido manipulados y son fiel reflejo de los que obran en la sede electrónica de los organismos.

Las garantías de “originalidad”, por así decir, que avalan estos documentos, vienen dadas por dos condiciones inexcusables que el art. 42 de la Ley 40/2015 indica:

a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.

b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

Qué es la firma electrónica

A mayor abundamiento, la firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o que están asociados a un documento electrónico. Sus funciones básicas son:

• Identificar al firmante de manera inequívoca
• Asegurar la integridad del documento firmado. Asegura que el documento firmado es exactamente el mismo que el original y que no ha sufrido alteración o manipulación
• Asegurar la integridad del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento
• Impedir el repudio del documento firmado. Los datos que utiliza el firmante para realizar la firma son únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no puede decir que no ha firmado el documento.

Razones todas que aseguran la integridad y fiabilidad de los documentos y que, como venimos observando, no todos los organismos respetan, ya que son muchos los que emiten documentos no respaldados por estas garantías formales.

Es por ello que hacemos un llamamiento a todos aquellos que observen alguna irregularidad en las notificaciones que reciban por parte de la Administración en el sentido indicado, al efecto de que no duden en recurrir ya que los actos administrativos emitidos con ese defecto son, en principio, anulables.

Beatriz de Dueñas

Departamento Jurídico de Pyramid Consulting